报销差旅费补付现金用什么凭证

1. 介绍

在企业中，员工因工作需要经常要出差，而出差所产生的差旅费用则需要企业进行报销。企业在报销差旅费用时，有时会采用补付现金的方式进行，即将差旅费用直接以现金的形式发放给员工。那么在补付现金时，需要凭借一定的凭证来进行记录和核对。本文将详细介绍在报销差旅费补付现金时，需要使用的凭证。

2. 报销差旅费凭证

2.1 差旅费报销申请单

差旅费报销申请单是员工向企业提交差旅费报销申请的文件。该申请单会详细列出员工的出差信息，包括出差地点、时间、出发地点以及差旅费用的详细明细等内容。在申请单上，员工需要填写相关的信息，并附上有关的票据和发票等凭证。

在报销差旅费补付现金时，员工需要将差旅费报销申请单作为凭证之一，以便企业核对和记录差旅费用的发放情况。

2.2 差旅费发票和收据

差旅费发票和收据是员工在出差期间所产生的费用的正式凭证。员工在支付差旅费用时，商家会提供相应的发票或收据作为付款的凭证。这些发票和收据应包括详细的费用项目、金额、日期等信息。

当员工报销差旅费时，需要将相关的差旅费发票和收据一并提交给企业，作为补付现金的凭证。企业需要核对这些发票和收据的真实性和合理性，以保证差旅费的合规性。

2.3 差旅费报销核对单

差旅费报销核对单是企业在核对差旅费报销申请和凭证时使用的工具。该核对单会列出员工的差旅费用详细明细和申请单上的差旅费用明细进行对账核对。

在报销差旅费补付现金时，企业会使用差旅费报销核对单来核对员工的申请单和相应的发票、收据等凭证。这个核对过程是为了确保差旅费用的合法性和准确性，以便进行补付现金的发放。

3. 补付现金核对流程

3.1 核对申请单和凭证

企业在补付现金给员工之前，首先要核对员工的差旅费报销申请单和相应的差旅费凭证。企业会仔细核对申请单上的信息与凭证上的信息是否一致，以及凭证的真实性和合理性。

在核对申请单和凭证时，企业可以使用差旅费报销核对单来逐项核对，确保差旅费用的准确性。

3.2 进行费用汇总和审核

在核对申请单和凭证无误后，企业需要对差旅费用进行汇总和审核。这个过程包括将不同的差旅费用项目进行分类汇总，计算总金额，并进行审核确认。

企业会根据公司的相关政策和规定，对差旅费用进行审核，确保费用的合规性和合理性。

3.3 补付现金发放

经过费用汇总和审核后，企业会进行补付现金的发放。企业会根据员工的差旅费报销申请单和相关凭证，计算员工应该补付的差旅费用，并将现金直接发放给员工。

企业需要记录补付现金的具体情况，包括发放的金额、日期、领取人等信息，以便将来的核对和管理。

4. 事后审查和备份

4.1 审查补付现金情况

企业在补付现金后，应进行事后的审查和核对。企业可以与员工进行沟通，确认员工是否已经收到了补付的现金，并核对补付现金的发放情况。

同时，企业还需要审查和核对员工的差旅费申请单和凭证的真实性和合理性，确保差旅费用的合规性。

4.2 备份补付现金记录

为了将来的查阅和管理，企业需要备份补付现金的记录。企业可以将记录存档，或使用电子化的管理系统进行保存。

这些记录应包括补付现金的发放情况，包括金额、日期、领取人等信息，以便将来的审查和核对。

5. 结论

报销差旅费补付现金是企业中常见的操作。在进行补付现金时，需要使用一定的凭证来记录和核对差旅费用。差旅费报销申请单、差旅费发票和收据，以及差旅费报销核对单是补付现金的重要凭证。通过严格核对和审查，以及备份记录，可以确保差旅费用的合规性和准确性。